Контроль отрицательных остатков ТМЦ в 1С: Бухгалтерии предприятия 8. Комплектация отрицательных остатков

ГлавнаяКомплектацииКомплектация отрицательных остатковКонтроль отрицательных остатков ТМЦ в 1С: Бухгалтерии предприятия 8. Комплектация отрицательных остатков

7. Отрицательные остатки — причины появления и методы работы с ними. Порядок работы с накладными.

7. Отрицательные остатки — причины появления и методы работы с ними. Порядок работы с накладными.

При работе в любой системе учета в общепите неизбежно возникает вопрос излишков товаров (продуктов) или отрицательных остатков товаров.

Что такое отрицательные остатки? Это перерасход товара (продуктов). Например, на складе кухни было 10 килограмм муки, которых (согласно технологическим картам) должно хватить на изготовление 20 булок хлеба (0,5 кг на булку), но изготовили и продали в этот день 21 булку хлеба. Таким образом при проведении расхода, со склада будет списано 10,5 кг. муки, что даст отрицательный остаток минус 0,5 кг. (10-10,5=-0,5).

Из этого примера видно, что отрицательный остаток — означает излишек товара на складе.Откуда была взята мука на изготовление «лишней» булки хлеба? Откуда берутся отрицательные остатки? Разберем несколько вариантов их возникновения и способов работы с ними.

Самая вероятная причина — забыли внести приход в систему учета. То есть привезли ещё 0,5 кг. муки которую не учли. Решаеся путем пориходования товаров «задним» числом.

Вторая причина — несоответствие технологических карт, реальным процессам. То есть повар кладет в булку хлеба 0,476 кг. муки, как положено по рецептуре, а в технологической карте ошибочно указано 0,5 кг. Это бывает, так же когда повар перестраховывается и при проработке блюд указывает чуть завышенные нормы закладок товаров. 

Или — воровство. Повар сознательно недокладывает продукты в блюдо, и «съэкономленные» товары уносит домой, или изготавливает из них блюда и продает «мимо кассы», по договоренности с официантами. А так как считать сколько недоложил — и сколько можно «пустить налево» непросто, то «лишние» блюда из «съэкономленных» товаров проходят через кассу. 

Список можно продолжить, но думаю этого досточно. Главное, что отрицательные остатки — это не проблема, это информирование бухгалтера о возможных ошибках в учете или несоответсвии технологических процессов на кухне и в учете.

Что происходит, если появляются отрицательные остатки?Если на складе есть отрицательный остаток определённого товара, то на данный склад нельзя оприходовать этот товар. Для описанного случая — это будет мука. 

Что нужно сделать с отрицательными остатками (излишками)?Излишки следует оприходовать на склад. Для этого необходимо:

а) Построить ведомость остатков, на дату в которой необходимо сделать приход. «Отчеты — Ведомость остатков — Ведомость остатков» Обратите внимание на установки фильтра в ведомости остатков. Рис. 30.

 

Рис.30. Построение ведомости остатков.

б) Провести копирование отрицательных остатков в сличительную ведомость — меню «документ — копировать в накладную» выбрать параметры как указано на рисунке:

Рис.31. Копирование отрицательных остатков в сличительную ведомость.

в) Сохранить полученную сличительную ведомость, не забыв её активировать. Обратите внимание, что в сличительной ведомости кол-во «Напитка фруктового» равно нулю.

Рис.32. Сличительная ведомость с измененным кол-вом товара.

г) Самое важное! Переместить созданную сличительную ведомость на вчерашний день, последним документом. Для этого необходимо зайти в список накладных, и мышкой перетащить документ в предыдущий день.

Рис.33. Процесс переноса сличительной ведомости на конец дня с 24 на 23 января.

Это необходимо для формирования корректных остатков на начало дня.

Хотелось бы акцентировать Ваше внимание на рекомендуемый порядок работы с документами в программе Store Hause. Итак, Вы пришли на работу:1. Сделать приход за вчерашний день. (Создать приходные накладные), если приход был.2. Сделать внутренее перемещение между складами за вчера, если таковые были.3. Сделать расход (списание) блюд и товаров за вчера.4. Проверить наличие отрицательных остатков на сегодняшний день. Если отрицательные остатки есть, то выполнить оприходование излишков, не забыть «перетащить» сличительные ведомости во «вчера».При соблюдении данных правил, у вас не будут возникать ошибок связанных с «отрицательными остатками».

www.ugitservice.com

Исправление отрицательных остатков

Система iiko позволяет вести товарный учет с образованием отрицательных остатков товаров или блюд на складе. Но необходимо понимать, что отрицательный остаток – это сигнал о том, что что-то было сделано неправильно, или же ошибки делаются систематически.

Далее будут описаны типичные случаи, которые вызывают образование отрицательных остатков, способы поиска ошибок и их исправления.

Неправильно создана техкарта

Введены ошибочные пустые техкарты (сохранены в истории)

В iiko поддерживается возможность сохранения всей истории изменения технологических карт. При этом, начиная с даты создания первой ТК, производится выделение периодов действия внесенных изменений.

Когда блюдо создается, автоматически создается первая версия ТК. Поэтому, если, например, блюдо создать, ввести его название, единицу измерения или ряд других параметров, но не «дойти» до ввода ингредиентов на закладке Технологические карты и сохранить, то у блюда будет пустая ТК. Когда потом будет вводиться состав ингредиентов этого блюда, то необходимо будет нажать кнопку Действия и выбрать пункт Редактировать техкарту . После этого в блоке История технологических карт нужно откорректировать дату начала действия ТК. Это дата, с которой должно быть зарегистрировано списание ингредиентов в соответствии с ТК, которая вводится. Другими словами – дата, начиная с которой это блюдо с такой рецептурой начали продавать на кассе. После этого можно задавать закладку ингредиентов.

Как отследить ошибку:

• При сохранении каких-либо изменений в карточке номенклатуры блюда система выдает предупреждение о том, что одна из технологических карт пуста:
• Иконка блюда в дереве справочника номенклатуры и всех групп, в которые оно входит, содержит восклицательный знак: .

Как исправить ошибку:

Если была сделана ошибка (для редактирования ТК выбирался пункт Создать техкарту ) и правильный состав ингредиентов был задан только в одной из версий ТК, дата начала действия которой не соответствует действительности, то нужно удалить ошибочно введенную историю ТК.

Внимание! Удалить историю технологической карты можно только в рамках периода, открытого для изменений. Срок действия открытого периода устанавливается в общесистемных настройках в разделе Администрирование → Системные настройки , параметр Период хранения данных в памяти .

Для удаления пустой или неправильной версии ТК в списке История технологических карт необходимо выбрать мышью соответствующую ей запись, нажать кнопку Действия и выбрать пункт Удалить . При этом автоматически корректируется дата завершения предыдущего периода:

• Если существует последующий период, дата завершения предыдущего периода будет равна дате начала его действия.
• Если последующий период отсутствует, период действия технологической карты становится открытым.

Начало действия техкарты установлено более поздней датой, чем зафиксированы первые продажи

Причины возникновения этой ошибки те же, что описаны выше. Для ее устранения необходимо перевести все ТК на дату начала действия, соответствующую дате начала продаж (удалить ошибочные версии и/или отредактировать дату начала действия правильной версии).

Как отследить ошибку:

Есть отрицательный остаток этого блюда на складе. Это можно увидеть:

• В отчете «Остатки на складах».
• В справочнике номенклатуры в колонке Остаток .

Закончились заготовки для приготовления пиццы

Отрицательные остатки могут быть исправлены с помощью акта приготовления. Например, при приготовлении каждой пиццы используется заготовка, она входит в ее технологическую карту. Заготовки для пиццы приходуются на склад, например, «пицца хат». При продаже пиццы списывается заготовка из техкарты. При достаточном количестве заготовок для пиццы отрицательные остатки по ним не образуются.

Для этого количество заготовок, нужное для приготовления различной пиццы, менеджер прогнозирует на основании истории продаж за определенный период. Он регулярно формирует заказы на заготовки на основании таких прогнозов. Склад регулярно пополняется заготовками для пиццы.

Как отследить ошибку:

Бывает ситуация, когда заготовки на складе заканчиваются, и их не хватает для приготовления. В этом случае пиццу продолжают готовить, но уже не по техкарте. Вместо заготовки используются все ингредиенты, которые в нее входят. При этом техкарта пиццы не меняется. И при продаже такой пиццы продолжают списываться заготовки, а не ингредиенты, из которых реально готовится пицца. На складе образуются отрицательные остатки по заготовкам. Текущий остаток заготовок на складе можно увидеть в отчете «Остатки на складах». Для этого отфильтруйте данные отчета по категории «заготовка».

Как исправить ошибку:

Эта проблема решается с помощью актов приготовления. Необходимо создать акт приготовления со склада «пицца хат» на этот же склад. Внести в документ все отрицательные остатки таких заготовок. После проведения акта на складе выполняется приход на отрицательные остатки. А ингредиенты, входящие в эти заготовки, списываются со склада. Таким образом ситуация нормализуется.

Ошибки при настройке карты приготовления блюд

Тип места приготовления является обязательным параметром для всех элементов номенклатуры, выставляемых на продажу. Он определяет склад, с которого будут списываться ингредиенты блюда при продаже в том или ином отделении предприятия.

При назначении элементу данного параметра (закладка Основные свойства) показывается отделение, со склада которого будет производиться списание при продаже в каждом из отделений предприятия. Это соответствие задается в настройках торгового предприятия.

Как отследить ошибку:

• Пересортица при инвентаризации. На одном складе излишек товара, на другом – недостача.
• В отчете «Остатки на складах» показываются отрицательные остатки.

См. также «Повторная обработка продаж по кассовым сменам, стр. 422.

Ошибки при оприходовании товаров

В приходных накладных поставки неверно определены склады (пересортица)

Списание ингредиентов блюд происходит автоматически с того склада, который указан в настройках этого блюда в поле Тип места приготовления . Поэтому товары должны приходоваться с учетом этих настроек. Например, если блюдо заказывается в баре, но в его настройках задано, что готовится оно на кухне, то его ингредиенты списываются со склада кухни и должны приходоваться туда же.

Еще одна ошибка при вводе накладных связана с тем, что одним документом может быть зарегистрирован приход товаров на разные склады. Для этого нужно убрать галочку Оприходовать на склад . В этом случае для каждой позиции подставляется склад по умолчанию и его нужно изменять вручную.

Если типы мест приготовления заданы правильно, то эта ошибка устраняется исправлением и перепроведением накладных.

Как отследить ошибку:

• Ошибки пересортицы обнаруживаются при инвентаризации. На одном складе излишек товара, на другом – недостача.
• В отчете «Остатки на складах» показываются отрицательные остатки.

Как исправить ошибку:

И из инвентаризации, и из отчета об остатках можно вызвать отчет о движении товара (нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт Показать движение товара ). Если убрать группировку по типам документа, то можно увидеть, как списывался данный товар с определенного склада.

Например, образовался отрицательный остаток товара на каком-либо складе. В отчете Движение товара нужно выбрать этот склад, задать период и посмотреть в соответствии с продажей каких блюд происходило списание этого товара (тип документа «Акт реализации»), достаточное ли количество товара приходовалось на данный склад. Потом проверить движение этого товара по другому складу.

Ошибки ведения номенклатурного справочника

В справочнике номенклатуры блюда имеют одинаковое или схожее название с их основным ингредиентом. Происходит путаница при оприходовании таких товаров: выбирается блюдо вместо товара. То же самое может происходить и при инвентаризации: на втором шаге вводится остаток блюда, а не товара. Хотя при заполнении этих документов система всегда выводит помимо названия и тип элемента.

Как отследить ошибку:

• Есть положительный остаток блюда на складе. Это можно увидеть или с помощью отчета Остатки на складах или же в справочнике номенклатуры – в столбце Остаток .
• В документе инвентаризации у выбранного элемента нулевая себестоимость (одноименный столбец).

Примечание. Нулевая себестоимость может быть и у товара, в случае, если по нему не было ни одного документа прихода. Но данная ситуация нормальна только при запуске торговой точки или в начале работы с системой iiko.

Как исправить ошибку:

• В приходных накладных поставки и документах инвентаризации исправить ошибочно введенные блюда (выбрать товар) и сохранить эти документы с перепроведением.
• Для предотвращения таких ошибок в дальнейшем рекомендуется переименовать элементы со схожими названиями или присвоить однозначно идентифицирующие их префиксы.

help.iiko.ru

Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия

В любой организации обязательно ведется контроль остатков на складе. И нередко возникает ситуация, когда товар по факту имеется, но в программе его нет. И тут бухгалтер вынужден принять решение:

• разрешить его продать;
• отложить до того, пока не выяснится, почему возникла такая ситуация.

Решение, как правило, принимается исходя из политики, которая ведется в организации по отношению к учету остатков. Иногда можно товар отложить и сказать покупателю, что продать его сейчас нет возможности. Иногда это сделать невозможно. Например, в розничной торговле, когда покупатель видит этот товар или уже держит в руках.

Можно, конечно, просто сформировать документ продажи и не проводить документ, но не во всех организациях это разрешено. Поэтому в программе 1С 8.3 (как и в 8.2) есть возможность отключить контроль отрицательных остатков.

Если контроль остатков включен, то при продаже товара, которого нет на складе (или на нужном счете), программа выдаст такое предупреждение:

Некорректно заполнена колонка «Количество» в строке 1 списка «Товары».Указанное количество превышает остаток. Остаток: 18; Не хватает: 111 093

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Отключение контроля отрицательных остатков в 1С 8.3

Чтобы отключить или включить контроль остатков в 1С, нужно зайти в меню «Главное», затем в разделе «Настройки» выбрать пункт «Параметры учета«.

В некоторых версиях 1С Бухгалтерии данные настройки расположены в меню «Администрирование — Настройка проведения документов».

В «Параметрах учета» нужно перейти на закладку 1С «Запасы» и установить флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»:

Затем осталось нажать кнопку «Записать и закрыть». Теперь при списании остатки контролироваться не будут.

Но такой метод неизбежно приведет к появлению отрицательных остатков на складе (имеется в виду, в программе). Рассмотрим, как с этим бороться.

Отчет «Контроль отрицательных остатков»

В меню «Склад», в разделе «Отчеты» есть ссылка на такой отчет. Нажмем на нее.

В простейшем случае нужно лишь выбрать период и нажать кнопку «Сформировать». И вот тут-то меня подстерегала первая неожиданность.

Я специально смоделировал в тестовой программе ситуацию, когда у меня продано товара больше, чем есть на складе. Причем сделал эту продажу в 2013 году. По логике, тот же товар в минусе у меня и сейчас, в 2016. Поэтому я даже не стал трогать период, а сразу нажал «Сформировать». У меня ничего не вышло. Получается, что отчет может выводить информацию об отрицательных остатках только за выбранный период.

Это следует учесть, потому что я часто встречал в форумах вопрос «А почему отчет мне ничего не показывает?» Ответы были разные, в основном про неправильно установленные фильтры, но про период я ни разу не встречал.

После того, как я установил нужный период, отчет сформировался правильно:

Все остальные настройки стандартные: можно установить различные фильтры, добавить группировки, изменить сортировку, добавить дополнительные поля (кнопка «Показать настройки»).

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

programmist1s.ru

Исправление отрицательных остатков

Система iiko позволяет вести товарный учет с образованием отрицательных остатков товаров или блюд на складе. Но необходимо понимать, что отрицательный остаток – это сигнал о том, что что-то было сделано неправильно, или же ошибки делаются систематически.

Далее будут описаны типичные случаи, которые вызывают образование отрицательных остатков, способы поиска ошибок и их исправления.

Неправильно создана техкарта

Введены ошибочные пустые техкарты (сохранены в истории)

В iiko поддерживается возможность сохранения всей истории изменения технологических карт. При этом, начиная с даты создания первой ТК, производится выделение периодов действия внесенных изменений.

Когда блюдо создается, автоматически создается первая версия ТК. Поэтому, если, например, блюдо создать, ввести его название, единицу измерения или ряд других параметров, но не «дойти» до ввода ингредиентов на закладке Технологические карты и сохранить, то у блюда будет пустая ТК. Когда потом будет вводиться состав ингредиентов этого блюда, то необходимо будет нажать кнопку Действия и выбрать пункт Редактировать техкарту. После этого в блоке История технологических карт нужно откорректировать дату начала действия ТК. Это дата, с которой должно быть зарегистрировано списание ингредиентов в соответствии с ТК, которая вводится. Другими словами – дата, начиная с которой это блюдо с такой рецептурой начали продавать на кассе. После этого можно задавать закладку ингредиентов.

Как отследить ошибку:

• При сохранении каких-либо изменений в карточке номенклатуры блюда система выдает предупреждение о том, что одна из технологических карт пуста:
• Иконка блюда в дереве справочника номенклатуры и всех групп, в которые оно входит, содержит восклицательный знак: .

Как исправить ошибку:

Если была сделана ошибка (для редактирования ТК выбирался пункт Создать техкарту ) и правильный состав ингредиентов был задан только в одной из версий ТК, дата начала действия которой не соответствует действительности, то нужно удалить ошибочно введенную историю ТК.

Внимание! Удалить историю технологической карты можно только в рамках периода, открытого для изменений. Срок действия открытого периода устанавливается в общесистемных настройках в разделе Администрирование → Системные настройки , параметр Период хранения данных в памяти.

Для удаления пустой или неправильной версии ТК в списке История технологических карт необходимо выбрать мышью соответствующую ей запись, нажать кнопку Действия и выбрать пункт Удалить. При этом автоматически корректируется дата завершения предыдущего периода:

• Если существует последующий период, дата завершения предыдущего периода будет равна дате начала его действия.
• Если последующий период отсутствует, период действия технологической карты становится открытым.

Начало действия техкарты установлено более поздней датой, чем зафиксированы первые продажи

Причины возникновения этой ошибки те же, что описаны выше. Для ее устранения необходимо перевести все ТК на дату начала действия, соответствующую дате начала продаж (удалить ошибочные версии и/или отредактировать дату начала действия правильной версии).

Как отследить ошибку:

Есть отрицательный остаток этого блюда на складе. Это можно увидеть:

• В отчете «Остатки на складах».
• В справочнике номенклатуры в колонке Остаток.

Закончились заготовки для приготовления пиццы

Отрицательные остатки могут быть исправлены с помощью акта приготовления. Например, при приготовлении каждой пиццы используется заготовка, она входит в ее технологическую карту. Заготовки для пиццы приходуются на склад, например, «пицца хат». При продаже пиццы списывается заготовка из техкарты. При достаточном количестве заготовок для пиццы отрицательные остатки по ним не образуются.

Для этого количество заготовок, нужное для приготовления различной пиццы, менеджер прогнозирует на основании истории продаж за определенный период. Он регулярно формирует заказы на заготовки на основании таких прогнозов. Склад регулярно пополняется заготовками для пиццы.

Как отследить ошибку:

Бывает ситуация, когда заготовки на складе заканчиваются, и их не хватает для приготовления. В этом случае пиццу продолжают готовить, но уже не по техкарте. Вместо заготовки используются все ингредиенты, которые в нее входят. При этом техкарта пиццы не меняется. И при продаже такой пиццы продолжают списываться заготовки, а не ингредиенты, из которых реально готовится пицца. На складе образуются отрицательные остатки по заготовкам. Текущий остаток заготовок на складе можно увидеть в отчете «Остатки на складах». Для этого отфильтруйте данные отчета по категории «заготовка».

Как исправить ошибку:

Эта проблема решается с помощью актов приготовления. Необходимо создать акт приготовления со склада «пицца хат» на этот же склад. Внести в документ все отрицательные остатки таких заготовок. После проведения акта на складе выполняется приход на отрицательные остатки. А ингредиенты, входящие в эти заготовки, списываются со склада. Таким образом ситуация нормализуется.

Ошибки при настройке карты приготовления блюд

Тип места приготовления является обязательным параметром для всех элементов номенклатуры, выставляемых на продажу. Он определяет склад, с которого будут списываться ингредиенты блюда при продаже в том или ином отделении предприятия.

При назначении элементу данного параметра (закладка Основные свойства) показывается отделение, со склада которого будет производиться списание при продаже в каждом из отделений предприятия. Это соответствие задается в настройках торгового предприятия.

Как отследить ошибку:

• Пересортица при инвентаризации. На одном складе излишек товара, на другом – недостача.
• В отчете «Остатки на складах» показываются отрицательные остатки.

См. также «Повторная обработка продаж по кассовым сменам, стр. 422.

Ошибки при оприходовании товаров

В приходных накладных поставки неверно определены склады (пересортица)

Списание ингредиентов блюд происходит автоматически с того склада, который указан в настройках этого блюда в поле Тип места приготовления. Поэтому товары должны приходоваться с учетом этих настроек. Например, если блюдо заказывается в баре, но в его настройках задано, что готовится оно на кухне, то его ингредиенты списываются со склада кухни и должны приходоваться туда же.

Еще одна ошибка при вводе накладных связана с тем, что одним документом может быть зарегистрирован приход товаров на разные склады. Для этого нужно убрать галочку Оприходовать на склад. В этом случае для каждой позиции подставляется склад по умолчанию и его нужно изменять вручную.

Если типы мест приготовления заданы правильно, то эта ошибка устраняется исправлением и перепроведением накладных.

Как отследить ошибку:

• Ошибки пересортицы обнаруживаются при инвентаризации. На одном складе излишек товара, на другом – недостача.
• В отчете «Остатки на складах» показываются отрицательные остатки.

Как исправить ошибку:

И из инвентаризации, и из отчета об остатках можно вызвать отчет о движении товара (нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт Показать движение товара). Если убрать группировку по типам документа, то можно увидеть, как списывался данный товар с определенного склада.

Например, образовался отрицательный остаток товара на каком-либо складе. В отчете Движение товара нужно выбрать этот склад, задать период и посмотреть в соответствии с продажей каких блюд происходило списание этого товара (тип документа «Акт реализации»), достаточное ли количество товара приходовалось на данный склад. Потом проверить движение этого товара по другому складу.

Ошибки ведения номенклатурного справочника

В справочнике номенклатуры блюда имеют одинаковое или схожее название с их основным ингредиентом. Происходит путаница при оприходовании таких товаров: выбирается блюдо вместо товара. То же самое может происходить и при инвентаризации: на втором шаге вводится остаток блюда, а не товара. Хотя при заполнении этих документов система всегда выводит помимо названия и тип элемента.

Как отследить ошибку:

• Есть положительный остаток блюда на складе. Это можно увидеть или с помощью отчета Остатки на складах или же в справочнике номенклатуры – в столбце Остаток.
• В документе инвентаризации у выбранного элемента нулевая себестоимость (одноименный столбец).

Примечание. Нулевая себестоимость может быть и у товара, в случае, если по нему не было ни одного документа прихода. Но данная ситуация нормальна только при запуске торговой точки или в начале работы с системой iiko.

Как исправить ошибку:

• В приходных накладных поставки и документах инвентаризации исправить ошибочно введенные блюда (выбрать товар) и сохранить эти документы с перепроведением.
• Для предотвращения таких ошибок в дальнейшем рекомендуется переименовать элементы со схожими названиями или присвоить однозначно идентифицирующие их префиксы.

help.iiko.ru

Отрицательные остатки по кредиту счета 60.01. Курсы 1С Бухгалтерия.

При «Экспресс проверке» 1С бухгалтерия 3.0 (последнее обновление) выдает ошибку «Соответствие дебетовых и кредитовых остатков по счетам учета на конец отчетного периода виду счета (активный/пассивный)». При переходе в карточку счета 60.01 там на каком-то этапе появляются отрицательные остатки — НЕ МОГУ ПОНЯТЬ ОТКУДА ОНИ БЕРУТСЯ.

Такой вопрос был недавно задан одним из клиентов. И в целом это достаточно распространённая проблема — отрицательные остатки там, где их быть не должно. Сейчас разберём ситуацию с красными цифрами по кредиту счета 60.01. Также рекомендуем прочитать статью про красные цифры в проводках закрытия месяца здесь.

Как выглядит ошибка с отрицательным остатком на счете 60.01

Рассмотрим ситуацию, при которой по кредиту пассивного счёта 60.01 (расчеты с контрагентами) появляются красные, то есть отрицательные суммы. Поскольку счёт пассивный и предназначен для отражения задолженности перед поставщиками, его кредитовый остаток никогда не может быть отрицательным! Красные суммы — это просто ошибка и вызывается она неправильной работой с документами поступления или оплаты.

На скриншоте ниже приводится простой случай.

artemvm.info_abed05db3b92e50b4c1e7f0af6ffb1e3

Если на счете 60.01 появляется отрицательный остаток по кредиту, прежде всего следует выяснить, документы какого контрагента приводят к такой ситуации. Именно по этой причине в показанном отчёте уже установлен фильтр по контрагенту.

Обратите внимание:

Оборотно-сальдовая ведомость не позволит вам понять причину ошибки, тем более что их может быть и не одна, а несколько, а показываемые отчётом красные суммы могут складываться из результатов проведения нескольких документов!

Также вы можете видеть, что в ОСВ по счету уже установлен фильтр. Но прежде всего нужно понять, операции с участием какого контрагента вызывают ошибку…

Шаг первый. Найти документ, вызывающий ошибку.

Напоминаю, что их может быть несколько! В любом случае алгоритм поиска простой. Прежде всего, нужно сформировать карточку счёта 60.01 — это позволит выяснить, в какой момент впервые появились красные суммы по кредиту.

artemvm.info_abed05db3b92e50b4c1e7f0af6ffb1e3

На скриншоте показан очень простой пример. В реальном случае всё может быть гораздо сложнее из-за большого количества документов, но принцип поиска ошибки всегда остаётся один и тот же.

Таким образом, мы выяснили приводящий к ошибке документ. Также мы определили контрагента и договор, что очень важно. Теперь можно в карточке счёта спокойно выставить фильтр (отбор) по этому поставщику и договору, что позволит избавиться от всех ненужных документов в отчёте и сосредоточиться на поиске ошибки.

Также важно не отвлекаться на другие последующие красные числа. Сначала нужно устранить ошибку в документах, связанную самым первым в списке отрицательным остатком по счёте а потом при необходимости повторить операцию для других групп документов (фильтр по другим контрагентам и договорам с ними).

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Шаг второй. Устранить ошибку в документах

Возвращаемся в ОСВ и открываем прямо из неё тот документ, проведение которого вызывает ошибку. Причины, которые могут приводить к такого рода ошибкам, более подробно рассматриваются в курсе 1С:Бухгалтерии 8.3. Здесь же мне хочется пояснить основной принцип устранения недочётов.

Вспомним, что счёт 60.01 пассивный и предназначен для отражения задолженности перед поставщиками. А раз так, то остаток на нём всегда только кредитовый. В то же время отрицательного остатка по кредиту пассивного счёта быть не может. О чём это нам говорит?

А говорит это вот о чём: эта отрицательная (красная) сумма, которую вы можете видеть на скриншотах выше, не что иное, как ПЕРЕПЛАТА, то есть аванс. Почему? Очень просто! В показанном примере всего два документа:

• Поступление товара от поставщика;
• Платёж поставщику;

Таким образом, сначала возникла некоторая задолженность, а потом она была погашена. Вот документ закупки — он совершенно обычный, так что смотреть тут особенно не на что, кроме настройки «Расчёты», которая задаёт счета расчётов и способ погашения аванса. В примере указано «зачёт аванса автоматически».

artemvm.info_abed05db3b92e50b4c1e7f0af6ffb1e3

Проводки также совершенно обычные. Вся сумма полностью записывается в кредит 60.01.

artemvm.info_abed05db3b92e50b4c1e7f0af6ffb1e3

А теперь посмотрим на документ погашения долга. В нашем примере это платёж наличными через расходный кассовый ордер. Ниже вы можете видеть пример неправильных проводок, из-за которых могут быть ошибки, рассматриваемые в этой статье.

artemvm.info_abed05db3b92e50b4c1e7f0af6ffb1e3

Из за неверных настроек документа, 1С Бухгалтерия может формировать неправильные проводки. В приведённом выше примере излишек суммы платежа вместо того чтобы записываться на счет 60.02 (выданные авансы), записывается на 60.01, что и приводит к отрицательному остатку по кредиту счета.

Отрицательные суммы в карточке счёта, НЕ являющиеся ошибкой

Есть ещё одна причина, по которой карточка счёта может вам показывать напротив некоторых документов отрицательные остатки. Связано это с элементарной недоработкой процесса проведения документов.

Допустим, у нас есть два документа, идущие один за другим:

• Выдача аванса поставщику;
• Документ поставки;

Первый документ формирует проводку Дт60.02/Кт(50 или 51), а второй производит начисление задолженности за поставку и зачёт выданного аванса. Так вот, в карточке счёта 60.01 будет следующее:

artemvm.info_abed05db3b92e50b4c1e7f0af6ffb1e3

Отрицательное сальдо образуется из-за того, что в документе поступления проводка по зачёту выданного аванса делается ПЕРВОЙ. И только потом начисляется ЗАДОЛЖЕННОСТЬ перед поставщиком. А раз так, то вот и получается (временно!) отрицательный остаток. Причина: неверная последовательность проводок.

Однако, это не ваша ошибка, просто так устроен механизм проведения документов в данном случае. Логично, чтобы эта проводка стояла последней в списке, а не первой, как показано на скриншоте ниже:

artemvm.info_abed05db3b92e50b4c1e7f0af6ffb1e3

Тем не менее, во всех версиях 1С:Бухгалтерии проводка по зачёту аванса стоит именно первой. При этом Экспресс проверка НЕ считает это ошибкой и проводки вручную переставлять НЕ нужно. Правда встречались версии программы, в которых подобный случай признаётся 1С ошибкой, о чём и сообщает Экспресс проверка, но это недоработка программистов 1С, а не проблемы вашего учёта!

Для примера вы можете вручную переместить зачёт аванса в конец списка проводок, затем сохранить документ и обновить карточку счёта: проблема исчезнет. Это вовсе не значит, что нужно вручную править все документы. Оставьте всё как есть!

Видеоурок по выяснению причин отрицательных остатков на счета 60.01

На видео показано то, что уже описано в статье. В видеоуроке вы можете посмотреть как выяснить, из-за каких документов появляется ошибка в отчётах ОСВ и карточка счета, как отфильтровать эти документы и на что стоит обратить внимание при поиске ошибок. Также есть комментариий по основному принципу, позволяющему понять суть данной ошибки с отрицательными остатками.

https://youtube.com/watch?v=714gfEmdqag%3Frel%3D0

Подведём итоги

В конечном итоге вам следует искать ошибки в настройках документов поступления и оплаты. Внимательно посмотрите на счета расчётов, а также способ зачёта аванса. Как отфильтровать документы, вызывающие ошибки, мы вам показали в начале статьи.

Более подробно этот вопрос рассматривается на наших курсах по изучению программы «Бухгалтерия Предприятия», с которыми вы можете ознакомиться здесь.

artemvm.info

Бухгалтерии предприятия 8 – Учет без забот

Опубликовано 23.08.2017 23:50 Просмотров: 4197

В своих видеоуроках я часто говорю о том, что базу 1С нужно обязательно подготовить к закрытию периода и составлению отчетности. И один из важных пунктов такой подготовки – это контроль отрицательных остатков товаров, материалов и готовой продукции. Какими отчетами нужно воспользоваться, чтобы проверить состояние счетов учета ТМЦ в 1С: Бухгалтерии? Давайте рассмотрим некоторые из них.

1. Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

Многие бухгалтеры, привыкли работать с оборотно-сальдовой ведомостью по счету. Этот отчет, действительно, можно использовать для контроля остатков ТМЦ, только нужно убедиться, что в настройках установлено отображение количественных показателей.Нажимаем кнопку «Показать настройки», переходим на вкладку «Показатели».

 

Затем внимательно просматриваем отчет и анализируем обнаруженные ошибки

Оборотно-сальдовая ведомость удобна тем,что позволяет оценить не только наличие отрицательных количественных остатков, но и обнаружить другие проблемные ситуации: — количественный остаток ТМЦ без суммы;- суммовой остаток без количества;- отрицательный суммовой остаток.Однако, если в учете задействовано большое количество номенклатурных позиций, то такая проверка может быть достаточно трудоемкой. К тому же, ОСВ придется формировать для каждого счета учета отдельно (10, 41, 43), что тоже несколько усложняет процесс работы.

2. Отчет «Контроль отрицательных остатков»

В конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 предусмотрен отчет, который идеально подходит для контроля отрицательных количественных остатков ТМЦ. Расположен отчет на вкладке «Склад».

Указываем период, организацию и формируем отчет.

В отчет попадают только те номенклатурные позиции, по которым обнаружен отрицательный количественный остаток. Большим плюсом является то, что анализируются данные по всем счетам учета ТМЦ. Работать с отчетом, на мой взгляд, удобнее, чем с ОСВ. Но есть и минус – отчет позволяет контролировать только отрицательные количественные остатки, оставляя за кадром другие проблемы, которые позволяет обнаружить ОСВ.

3. Отчет «Анализ субконто»

Об этом отчете я рассказывала уже не один раз. Анализ субконто — один из моих любимых отчетов, который позволяет не только обнаружить ошибки, но и во многих ситуациях понять их причины.Переходим в раздел «Отчеты» — «Анализ субконто».

Выбираем субконто «Номенклатура», проверяем, чтобы в настройках отчета было включено отображение количественных показателей.

Анализ субконто хорош тем, что позволяет получить информацию о движении ТМЦ по всем счетам учета. Например, отследить ситуации, когда товар поступил на один счет учета, а был реализован – с другого.

Однако при большом количестве номенклатуры анализировать данные может быть сложно.Подробнее о работе с данным отчетом я рассказывала в видеоуроке Как работать с отчетом «Анализ субконто» в 1С — ВИДЕО.Таким образом, у каждого из рассмотренных отчетов есть свои плюсы и минусы. В работе я бы рекомендовала их комбинировать:- найти грубые ошибки отчетом «Контроль отрицательных остатков»;- затем просмотреть ОСВ по всем счетам учета ТМЦ;- для выявления причин некорректного сальдо воспользоваться отчетом «Анализ субконто».Интересные примеры, связанные с поиском и исправлением ошибок при учете ТМЦ, я также разбирала в двух полезных видео:- Ошибки при списании материалов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 — ВИДЕО- Нюансы реализации товаров в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 — ВИДЕОНадеюсь, что информация будет для вас полезна!А если вам хочется узнать больше секретов эффективной работы в программе 1С: Бухгалтерия, то я очень рекомендую вам свой видеокурс «1С: Бухгалтерия для начинающих и не только».

Автор статьи: Ольга Шулова

Давайте дружить в Facebook

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Наши обучающие курсы и вебинары

Отзывы наших клиентов

>Также по теме:

Добавить комментарий

xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai

Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Каждая организация контролирует остатки товара на складе. Иногда возникают ситуации, что товар есть фактически в наличии, а в остатках программы не числится. Очень часто такое бывает в розничных магазинах. Возможно два варианта: или реализовать товар, или изъять из продажи до выяснения обстоятельств. Принятие решения основывается на внутренней политике организации относительно учета остатков. Можно просто оформить документ продажи на этот товар и не проводить, но данные действия не практикуются. Если рассматривать на примере программы 1С Бухгалтерия 8.3 (или 8.2), то здесь в конфигурацию заложена возможность отключения контроля отрицательных остатков. При включенном контроле, если захотите продать не числящийся товар, 1С выдаст информативное уведомление в виде ошибки:

Для отключения или включения контроля остатков заходим на вкладку меню «Главное» раздел «Настройки» и выбираем «Параметры учета». В некоторых релизах программы 1С данная функция находится на вкладке меню «Администрирование» раздел «Настройки проведения документов». Итак, находим пункт «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета». Отмечаем галочкой для разрешения:

Нажимаем клавишу «Записать и закрыть». Функция контроля отключена. Любой товар можно беспрепятственно продать, но в программе появятся отрицательные остатки по складу. Для своевременного обнаружения которых имеется отчет «Контроль отрицательных остатков». Находится на вкладке меню «Склад» раздел «Отчеты»:

Чтобы отчет показал корректные данные, необходимо указать период формирования. В противном случае, минусовые остатки не увидите.

После установки периода в отчет выведутся корректные данные:

Также можно установить дополнительные сортировки и отборы через нажатие клавиши «Показать настройки».

scloud.ru

Смотрите также

• Комплектация ваз 219010
• Ваз 219010 комплектация
• Комплектация polo highline
• Комплектация айфон 5s
• Айфон 5s комплектация
• Комплектации ниссан лиф
• Ниссан лиф комплектации
• Алферов газпром комплектация
• Комплектация хонор 8
• Хонор 8 комплектация
• Промышленное оборудование комплектация